Программа для учета является универсальной программой автоматизации и, соответственно, может быть использована в любой сфере деятельности и на любом предприятии. Программа имеет гибкую структуру, поэтому легко может быть адаптирована под специфику компании и запросы заказчика.
Программа подготовлена компанией «Универсальная Система Учета» и является базовой, т.е. иные отраслевые возможности могут быть в ней учтены, что подтверждается целым рядом профильных программных продуктов, подготовленных компанией для многих отраслей экономики. Программа, по сути, представляет собой функциональную информационную систему, состоящую из трех структурных разделов, в каждом из которых содержится, казалось бы, одна и та же информация или, по крайней мере, похожая, но отвечающая за абсолютно разные стадии рабочих процессов. Три раздела – это блоки Справочники, Модули и Отчеты, расположенные в той последовательности, как работают. В первый блок Справочники информацию загружают единожды – при первом запуске программы и более не возвращаются к нему, если только не нужно что-то поправить в настройках.
В этом блоке содержится исходная информация о самом предприятии – филиалы, склады, магазины, сотрудники, оборудование, прайс-листы и пр. Именно здесь производится настройка калькуляций, которые позже позволят оформлять счета на оплату, квитанции и прочее в автоматическом режиме – выбирая из перечня товаров, работ или услуг заказанное клиентом и получая автоматически сформированный платежный документ с подробным перечнем всех составляющих операций и/или наименований и ценой по каждой перечисленной позицией, ну и финальной суммой. Помимо этого, программа самостоятельно сформирует любой документ, в том числе полноценный финансовый документооборот для контрагентов, свободно оперируя теми данными, что есть в информационной системе, и шаблонами бланков любого назначения, предусмотрительно встроенных в программу.
Во втором блоке Модули идет текущий рабочий процесс, для каждой стадии которого существует своя папка с названием, как нельзя лучше отражающим суть процесса. Например, папка Деньги, папка Работа и пр. Именно в этом блоке работают пользователи программы, имеющие разные права доступа, согласно которым их присутствие в программе ограничено рамками полномочий. Каждый имеет персональную рабочую область, персональные логин и пароль, персональные электронные рабочие журналы, ведомости и пр. Работа пользователей в программе сводится к вводу полученных ими в процессе выполнения заданий первичных учетных данных. Остальные действия – сбор, обработку, обобщение и анализ – программа осуществляет сама. Программа легка и проста в работе, поэтому выполнение этих простых обязанностей не вызывает затруднение даже в случае неопытных пользователей. Кстати, для оформления интерфейса программы предложено более 50 вариантов чуть ли не дизайнерского оформления, которое можно менять с любой частотой – под настроение.
В третьем блоке Отчеты программа обрабатывает полученные в Модулях показатели, анализирует их и предоставляет на суд результаты работы в формате таблиц, цветных графиков и диаграмм по каждому пункту деятельности – по клиентам, товарам/услугам/работам, продажам, расходам и доходам, сотрудникам и т.д., как в целом по категории, так и отдельно по каждому. Такая отчетность помогает руководству компании объективно оценивать вклад каждого в общее дело и эффективно планировать работу компании, избавляясь от негативных факторов, выявленных автоматизацией.
Это схематичное описание процесса автоматизации, который сопровождается множеством других полезных и удобных функций для ведения учета в компании. Например, во многих программных версиях клиентская база представлена в формате CRM-системы, преимущества работы с которой уже давно известны. Программа ведет учет объемов работ и/или продаж каждого сотрудника, а по окончании отчетного периода автоматически начисляет сдельную заработную плату на основании зарегистрированных объемов. Поэтому каждый старается по максимуму отобразить свою работу.